Gestion électronique de documents (GED)


  • La gestion électronique de documents ou GED (aussi appelée GEID - gestion électronique de l'information et des documents) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée.
    Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage



    Fonctionnalités de la GED:

       L'aquisition: Qui concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques.

       Le classement: Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral).

       Le stockage: Qui doit garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

       La diffusion: Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

       L'archivage: Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.




    GED: quels avantages ?

       Réduction des coûts liés au papier.

       Accès ubiquiste aux documents.

       Amélioration de l'indexation et de la recherche.

       Démarche qualité (Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED).


    GED: répondre aux obligations légales

    Les utilisateurs doivent être formés et accompagnés lors de la mise en place de la GED. Cette formation couvre à la fois les outils logiciels et l'application des nouvelles procédures.

    La GED permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités.

    La GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l'archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut induire des économies financières et des gains de productivité intéressants.